İçindekiler
Dergi Arşivi

Denetimde Dijitalleşme: PGD Mobil Projesi

Duygu KOLAT / Sanayi ve Teknoloji Uzmanı (Sanayi Ürünleri Güvenliği ve Denetimi Genel Müdürlüğü)

 

Günümüzde teknolojinin günlük hayatımızda ve iş hayatımızda daha fazla yer almasıyla birlikte geleneksel çalışma sistemlerini geliştirme ihtiyacı doğmuştur. Bu nedenle pek çok kurum değişen teknolojiye ve çalışma sistemlerine adapte olabilmek için birtakım çalışmalar yürütmektedir. Dijitalleşme dediğimiz bu dönüşüm ile manuel olarak oluşturulan veriler bilgisayar ortamına aktarılmakta ve verilere erişim ve süreç yönetimi kolaylaşmakta, aynı zamanda işgücü ve zaman tasarrufu sağlanmaktadır. Özellikle iş kapasitesi ve çalışan sayısı arttıkça dijitalleşme kurumlar için vazgeçilemez hale gelmektedir.

Piyasa gözetimi ve denetiminde kullanılan bilgi sistemleri, veri tabanı yapısı sayesinde işlenen denetim verilerini muhafaza etmesi, bu verileri raporlama yoluyla bilgi haline dönüştürmesi, karar alma noktasındaki yöneticilere ileterek daha etkili karar alınmasını sağlaması ve denetim politikalarına yön vermek üzere yetkili kuruluşlara yardımcı olması sebebiyle PGD faaliyetleri için vazgeçilmez araçlardandır. Büyük miktardaki bilgileri depolamada geleneksel yöntem olan “dosya-işlem sistemine” alternatif olarak geliştirilerek bilgileri verimli ve hızlı bir şekilde yönetip değiştirebilmesi fonksiyonu dikkate alındığında sürekli güncellenme ve geliştirilme ihtiyacı duyulan bilgi sistemleri dijitalleşme uygulamalarının da en iyi örneklerindendir.

Sanayi ve Teknoloji Bakanlığı sorumluluğunda bulunan ürünlerin denetimi il müdürlüklerinde görevli denetçiler aracılığıyla gerçekleştirilmekte, söz konusu denetim verilerini muhafaza etme ve raporlamada ise PGD veri tabanı kullanılmaktadır. 2018 yılında Bakanlık tarafından hâlihazırda kullanılmakta olan piyasa gözetimi ve denetimi veri tabanının geliştirilmesi çalışmaları kapsamında ayrıca, geleneksel bir yöntem olan denetim tutanakları yerine tablet kullanımı çalışmalarına başlanmıştır. Mevcut haliyle denetim personeli, denetime ilişkin bilgileri denetim tutanaklarını kullanarak sahada doldurmakta ve denetim yapılan firmaya imzalatmakta, buna müteakiben işyerine döndüğünde masaüstü bilgisayar üzerinden veri tabanına erişim sağlayarak bu defa aynı verileri sisteme işlemektedir. Denetime ait verilerin öncelikle tutanaklara, sonra sisteme işlenmesi ise zaman kaybına yol açmaktadır. Ayrıca denetçilerin iş yoğunluğu dikkate alındığında aynı zamanda fazladan iş yüküne neden olmakta ve her yıl tutanak bastırılması ek bir maliyete yol açmaktadır.

Ülkemizde PGD yapan kuruluşlar arasında sadece telsiz ve telekomünikasyon terminal ekipmanların denetiminden sorumlu Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu (BTK) tarafından sahada veri girişleri dizüstü bilgisayar kullanılarak gerçekleştirilmektedir. Diğer sorumlu Kuruluşlar tarafından denetim esnasında tutanak kullanılmakta olup tablet kullanımı henüz yaygınlaşmamıştır.

Bakanlığımız tarafından gerçekleştirilen denetimleri gösteren aşağıdaki tabloda 2011 yılından bu yana her yıl denetim sayısının arttığı görülmektedir.

Tablo 1. Denetimlerin Yıllara Göre Dağılımı

 

2011

2012

2013

2014

2015

2016

2017

Denetim Sayısı

35.983

36.361

67.180

81.231

95.029

191.301

113.005

Bu durum aynı zamanda sahada denetçilerin daha fazla tutanak doldurduğu, mesai harcadığı ve bu verileri veri tabanına işlemek için ek zaman harcadığı anlamına gelmektedir. Kısaca yukarıdaki tablo her geçen yıl daha fazla iş gücü ve zaman kaybı yaşandığını göstermektedir. Sahada tablet kullanımı ile birlikte tüm bu kayıpların önüne geçilecektir. Ayrıca,

• Bir denetime ilişkin yapılan işlem sayısının bire düşürülerek denetimde yaşanan zaman kaybının önlenebileceği,
• Kayıtların anında sisteme girilmesiyle mükerrer denetimlerin, denetim esnasında eksik kalmış bilgilerin anında uyarı sistemiyle önlenebileceği,
• Her yıl bastırılan tutanaklara ilişkin maliyet kaybının da ortadan kalkacağı,
• Denetim faaliyetlerinin takibinin ve yönetiminin kolaylaşacağı,
• Denetim faaliyetlerinin etkinliğinin ve niceliğinin artacağı değerlendirilmektedir.

Bugüne kadar konuyla ilgili olarak Sanayi Ürünleri Güvenliği ve Denetimi Genel Müdürlüğü ile Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı arasında çeşitli toplantılar düzenlenmiş, 500’e yakın denetçiye yönelik anket ve broşür çalışması gerçekleştirilmiştir. Ayrıca bu konuda başarılı bir örnek olan Maliye Bakanlığı E-yoklama sistemi incelenmiştir.

Söz konusu projenin tamamlanmasıyla birlikte sadece tablet kullanımına ilişkin çözüm sağlanmayacak, aynı zamanda;

• İnternet erişimi sayesinde dış sistemlerle haberleşme imkânı sağlanacaktır.
• Denetçilerin sahada kullanmaları için hazırlanan denetim rehberlerine uygulama içerisinden erişim sağlanabilecektir.
• Alınan numunelerin ve denetlenen ürünlerin tabletle fotoğrafı çekilebilecektir.
• Ürün ve hizmet yeri denetimi gibi farklı denetim tipleri uygulamada farklı formlarla kayıt altına alınabilecektir.
• Doldurulan form çıktı alınmak üzere uygun formata çevrilebilecektir.
• İnternet erişimi olmayan durumlarda denetim formlarına giriş yapılabilecektir.

Dijital dünya her yıl büyüme hızını artırırken kurumların da politika ve uygulamalarında dijitalleşmeye giderek süreci daha kolay yönetebilmeleri, hem zaman hem de iş tasarrufunda bulunmaları gerekmektedir. PGD yapan kuruluşların piyasada daha çok ürüne ulaşarak güvensiz ve uygunsuz ürünleri tespit etmede, bu ürünlerin vatandaşlara ve çevreye vereceği zararı önlemede daha hızlı olmaları denetim araçlarında dijitalleşmeye gitmeleriyle ivme kazanacaktır. Bakanlık tarafından başlatılan tablet projesi de hem denetim sürecinin işleyişinin ve yönetilmesinin kolaylaşmasına, hem de denetim ve gözetim faaliyetlerinin daha verimli hale getirilmesine önemli katkı sağlayacaktır.