İçindekiler
Dergi Arşivi

İş Etüdü’ün İşletmelere Katkısı

İş etüdü, iş sistemlerinin analitik ve sistematik bir şekilde incelenmesine ve performanslarının iyileştirilmesi amacıyla yeniden düzenlenmesine dayalı bir yöntemdir

Gülnur SÖNMEZ – Verimlilik Uzmanı

 

İş etüdü, iş sistemlerinin analitik ve sistematik bir şekilde incelenmesine ve performanslarının iyileştirilmesi amacıyla yeniden düzenlenmesine dayalı bir yöntemdir. Bu yöntem, sistemin mevcut durumunun sorgulanması ile başlar, yerine performansının daha yüksek olmasını sağlayacak revizyon ya da alternatif sistem önerilerinin geliştirilmesi ile devam eder ve son olarak da, önerilerin gerçekleştirilmesi halinde katlanılacak yatırım maliyetlerini, elde edilecek performans artışı ile kıyaslayarak, yatırımın getirisi oranının hesaplanması yolu ile karar vericilere yardımcı olur.

İş etüdünde, iş sistemlerinin mevcut durumu sorgulanırken, sistemin 7 unsuru [1] ve bu unsurların birbirleriyle etkileşimleri dikkate alınır. Bunlar:

1) Görev: İş sisteminin varlık nedenidir. Sistemden talep edilen çıktının oluşturulması için gerçekleştirilecek esas faaliyetin kısa bir tanımıdır.

2) Girdi: Görevi gerçekleştirerek çıktıya ulaşmak için dönüştürülecek malzemeyi, bilgiyi, enerjiyi, vb. ifade eder. İnsan ve üretim aracı haricinde kalan bütün kaynaklar, girdi olarak ifade edilirler.

3) İnsan: İş sisteminin kapasite unsurlarından biri olan insan, üretim aracı ile etkileşim halinde görevi ger- çekleştirecek olan kişidir. İnsanın sahip olması gereken nitelikler, iş gerekleri belgeleri ile tanımlanır.

4) Üretim Aracı: İş sisteminin diğer kapasite unsuru olan üretim aracı, insan ile etkileşim halinde görevi gerçekleştirecek olan makine, ekipman, vb. teçhizattır.

5) İş Akışı: İnsan ve üretim aracının birlikte çalışması yoluyla görevi gerçekleştirirken kullandıkları süreçtir. Süreç, görevin nasıl yapıldığını tarif eden faaliyetlerin –ki bu faaliyetlerin her birine iş etüdünde akış dilimi denir- toplamından oluşur. Bu faaliyetler, birbirine seri veya paralel şekilde yürütülebilir.

6) Çıktı: Süreç sonucunda ortaya çıkan, müşterinin talep ettiği ürünler ya da hizmetler ile bunların elde edilmesinde kullanılmış olan bilgiyi, dönüştürülmüş enerjiyi, ortaya çıkan yan ürünleri, artıkları, vb. ifade eder.

7) Çalışma koşulları: İnsanın görevi gerçekleştirirken çalışmak zorunda olduğu ortamın fiziksel özellikleri (toz, gaz, gürültü, ısı, nem, ayakta çalışma, hareketleri kısıtlayıcı iş elbisesi veya aksesuar kullanma, vb.), sosyal özellikleri (bağlı olduğu ücret sistemi, arkadaşlık koşulları, ast-üst ilişkileri, ekip uyumu, yetki ve sorumluluk düzeyi, mola ve vardiya düzenlemeleri, vb.) ve iş sisteminin diğer 6 unsuru ile doğrudan ilgili olan, sistemin performans ölçütlerini etkileyen tüm unsurlar (üretim aracının ayar tanımları, girdinin ve çıktının biçimsel ölçülerinde kullanılan tolerans sınırları (işin hassasiyeti), uzanma ya da taşıma mesafesi, işlem mesafesi, vb.) bu başlık altında incelenir.

Bu 7 unsur, çalışma tekniği ve yöntemi ile sıkı sıkıya bağlıdır. Çalışma tekniği, iş sisteminin kullandığı teknolojiyi ve çalışma yöntemi de, bu teknolojiye bağlı olarak kullanılan iş akışını ifade eder. Çalışma tekniği ve yöntemine ilişkin veriler de İş Etüdü çalışmaları kapsamında kullanılır. Bu bağlamda İş Etüdü, yeni kurulacak bir işletmede alternatif ürünler ve teknolojiler arasından fayda/ maliyet oranı en yüksek olanın seçiminden, faaliyetlerine devam etmekte olan bir işletmede mevcut iş sisteminin performansının iyileştirilmesine kadar her aşamada kullanılan bir yöntemdir. Bu 7 unsurun sorgulanması [2], aşağıdaki gibi olmaktadır:İş etüdünde iş sistemini değerlendirmek için kullanı- labilecek performans ölçütlerinden bazıları [1] aşağıda verilmiştir:

Çalışma sonucu, miktar olarak belirlenebiliyorsa, çalışma performansı, miktar performansı olarak adlandırı- larak, aşağıdaki formül şeklinde ifade edilir:Bir birimin işlenmesi için kullanılan zamana, birim zaman denir.

Yukarıdaki örnekte, 1 raporun baskı işlemi için geçen zaman, yani birim zaman, 3,5 dakikadır. İş etüdünde iş sistemlerinin iş akışlarına ilişkin standart zamanlar, yeterli sayıda ölçüm alınması ya da gözlem yapılması için istatistiğin de kullanımıyla, %95 güvenilirlikle, belirli sapmalar (minimum-maksimum sınırlar) dâhilinde belirlenir.

Bu sürelerin hesaplanmasında, işin planlanan bir şekilde yapılmasını sağlayan temel zamanlar ve işin yapımı sırasında planlı akışı engelleyen yardımcı zamanlar birlikte dikkate alınır.

Bütün bu zamanların belirlenmesinde, kronometreyle zaman ölçümü, önceden belirlenmiş zamanlar sistemi (MTM, MOST, MODAPTS, vb.), iş örneklemesi, uzun süreli da- ğılım zamanı ölçümü, dinlenme etütleri, gibi yöntemlerden elde edilen veriler ışığında birim zaman, aşağıdaki formülle bulunur: Yardımcı zamanlar, ne zaman ortaya çıkacağı ve ne kadar süreceği belli olmayan dağılım zamanlarından ve çalışma koşullarının meydana getirdiği yorgunluğu gidermek için gereken dinlenme zamanlarından oluşur. Yardımcı zamanların payı, temel zamanın belli bir oranı olarak bulunur ve 0 ile 1 arasında bir değeri alır.

Ürünlerin birim zamanını etkileyen tek unsur, kullanı- lan teknoloji değildir. Aynı teknoloji ve süreci kullanarak aynı ürünleri üreten iki işletmenin ürünlerine ait birim zamanları, birbirinden farklıdır. Bunun nedeni, üretim alanının kullanım şekli, örgüt kültürü, insan kaynaklarının yetkinlikleri ve motivasyon düzeyleri, makinelerin bakımına gösterilen özen, yönetimin planlama ve koordinasyon yeteneği, vb. unsurların işletmeden işletmeye farklılık göstermesidir. Bütün bu bilgiler ışığında İş Etüdü:

• Taşıma hareketlerini en aza indirgeyen yerleşim düzeninin belirlenmesini ve böylece işletme yerleşim alanının daha etkin kullanımını sağlar,

• Gereksiz hareketleri ortadan kaldırarak, üretimde zamanın daha büyük bir bölümünün katma değer yaratan işlere ayrılmasını ve dolayısıyla daha az zamanda daha çok iş çıkarılması anlamına gelen verimin artmasını sağlar, Hat dengelemeye yardımcı olur,

• Kapasitenin etkin kullanılmasını engelleyen nedenlerin ve bu nedenlere ait zamansal yüzdelerin ortaya çıkarılmasını sağlar (iş örneklemesi ile),

• Vardiya başlangıç ve bitiş zamanları ile dinlenme molalarının işe ve çalışanların gereksinimlerine en uygun şekilde düzenlenmesini sağlar,

• Çalışanın fiziksel özelliklerine ve beklentilerine (ergonomik ilkelere) uygun iş düzenlemesi yapılmasını sağlayarak iş kazalarını, meslek hastalıklarını, kasiskelet rahatsızlıklarını, vb. asgari düzeye indirir ve işin daha hızlı yapılabilmesine olanak tanır,

• Süre ve maliyet açısından güvenilir bir planlama yapılmasını ve böylece, olması gereken durumla ger- çekleşen durumun kıyaslanmasını sağlar,

• Adil bir ücretlendirme sisteminin oluşturulması için gerekli zemini sağlar,

• İşin detaylı incelenmesi sayesinde, işi gerçekleştirecek olan personelde aranan niteliklerin eksiksiz bir şekilde belirlenmesini sağlar,

• Matematiksel fonksiyon tahmini yaparak, spesifik bir işin sonuçlanmasında zamanı etkileyen faktörlerle o işin gerçekleştirilme zamanı arasındaki istatistiksel ilişkinin belirlenmesine yardımcı olur,

• Standart zamanı bilinen ürünlerden yola çıkılarak, yeni ürünlerin standart zamanlarının daha güvenilir bir şekilde tahmininin yapılmasına yardımcı olur,

• Alternatif ürünlerin ve süreçlerin ön tasarımında, hangi kullanım özelliklerine sahip hangi ürünün, hangi süreçle üretiminin daha ekonomik olacağının saptanmasına yardımcı olur,

• Bir kişinin aynı anda kaç makinenin operatörlüğünü yapabileceğinin belirlenmesini sağlar,

• Mekanizasyon ve otomasyon düzeyinin seçilmesine, hücresel üretimde hücrelerin en uygun şekilde ve düzende tasarlanmasına ve robot hareketlerini asgariye indirgeyecek çalışma yöntemlerinin belirlenerek buna uygun çevresel düzenlemenin yapılmasına yardımcı olur,

• Akış (süreç) şemaları oluşturulması sayesinde işe yeni başlayacak olan personelin görevini ve görevinin bütün içindeki yerini daha kolay kavramasını sağ- lar (oryantasyon eğitimini kolaylaştırır),

• Akış şemaları, yönergeler (prosedür) ve talimatlar oluşturulması yoluyla bazı ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemi gerekliliklerinin yerine getirilmesini sağlar,

• Hizmet işletmelerinde, gereksiz işlemlerin ortadan kaldırılması ile müşterilerin ortalama bekleme süresini azaltır,

• İş yüküne bağlı kadrolarda, çalışan sayısının hesaplanmasında kullanılan verilerin doğru tespit edilmesini sağlar,

• Üretim planlamada kullanılan ürün ağacı, iş emri gibi formların doğru ve amacına uygun bir şekilde tasarlanmasını sağlar,

• Az bir yatırımla, işletme çıktılarında önemli artışlar sağlar.

Örnek Olay [3]: X işletmesinde, iş etüdünde veri saptama yöntemlerinden biri olan iş örneklemesinin gerçekleştirilmesi sonucunda, üretimde katma değer yaratmayan faaliyetler, bu faaliyetlerin vardiya zamanı içinde meydana gelme sıklıkları ve 2004 yılı itibariyle işletmeye maliyetleri bulunarak, aşağıda verilmiştir:Katma değer yaratmayan bu faaliyetlerin süresini sıfıra indirmek olanaksızdır, ancak iş etüdünün bir parçası olan metot etüdü ile gerekli düzenlemelerin yapılmasıyla, oranları toplamı %34’ten yaklaşık %7-15 mertebesine düşürülebilir. Bu da katma değer yaratmayan faaliyetlerin maliyetlerinde %56-80 arası bir iyileşme anlamına gelir.

Bu durumda yaklaşık 31000 TL olan maliyetler, yaklaşık 6350 ila 13600 TL arasında seyredecektir. Başka bir deyişle 1 yılda gerçekleşen tasarruf, yaklaşık 17400 ila 24650 TL arasında olacaktır. Bu tasarruf işçi çıkarma yoluyla değil de, “%66’lık süre kullanımı ile 100 birim üretiliyorsa, %85’lik süre kullanımında kaç birim ürün üretilip satılabilir” diye hesaplama yapılarak sağlandığında, bu süre içinde 128 birim üretilebileceği görülmektedir.

Bu da ürünlerin taahhüt edilip satılabilmesi halinde, 1 yıl içinde satış gelirlerinde en az %28’lik artış anlamına gelir. Ayrıca birim maliyetler de, aynı süre içinde, aynı işçilerle daha fazla ürün üretilmiş olması nedeniyle düşecektir. Böylece birim kâr artacaktır. Metot etüdü ile önerilecek olan iyileştirme önerilerinin, bir defaya mahsus ortaya çıkacak olan yatırım maliyetiyle iyileştirme sonucunda tekrarlanacak bir iş örneklemesi sonucu ortaya çıkan kesin iyileştirme miktarı kıyaslandığında, yatırımın kendisini ne kadar zamanda amorti edeceği de ayrıca hesaplanabilecektir.

İş etüdünün, bu yöntemi kullananlara kazandırdığı analizci ve sentezci bakış açısı ile elde edilen faydalar da bulunmaktadır. Bu bakış açısından yararlanılarak ortaya konan teknikler arasında, 5S Endüstriyel Temizlik ve Düzen, SMED: Kısa Sürede Kalıp Değişimi, Sıfır Hazırlık Zamanı (Zero Changeover Time), Süreç İyileştirme, Sürekli İyileştirme, Değer Analizi, vb.’ni saymak mümkündür. Müşterinin, ürünü satın alırken ve kullanırken yaptığı hareketlerin incelenmesi sonucu, müşteriyi zorlayan hususları tespit etmek ve böylece ürün tasarımında ve satışında yapılması gereken iyileştirmeler ve yenilikler hakkında önemli fikirler elde etmek de olasıdır.

Özetle iş etüdü, veri teknolojinin en etken şekilde kullanılmasının yanında, süreç ve ürün yenilikçiliğinde ve işletmeye en uygun teknolojinin seçiminde de, diğer analizlerle ve yöntemlerle birlikte sağlıklı kararlar alınabilmesine yardımcı bir tekniktir. İş etüdü, işletmelerin maliyet, kalite, hız, esneklik ve yenilikçilik olarak sayı- labilecek tüm rekabet unsurlarının geliştirilmesine katkı sağlayabilen ve bilimsel yönetimin temelini oluşturan bir teknik olduğundan, güncelliğini yitirmeyecektir.

Kaynaklar:

[1] MPM-REFA İş Etüdü Yöntem Bilgisi Cilt 1-5

[2] ILO İş Etüdü, 4. Basım, MPM Yayınları No: 29

[3] Gülnur Sönmez, X İşletmesi Danışmanlık Raporu, 2004