İçindekiler
Dergi Arşivi

İşletme Süreçlerinde “İsraf” ve “Yalınlık”

Ayşe BİLEN İŞBECEREN / Verimlilik Uzmanı

 

Günümüzde KOBİ’lerin karşı karşıya geldikleri problemlerin olası nedenleri arasında işletme süreçlerinde yalınlığı sağlayamamış olmaları da yer almaktadır. Yalınlık ise israfların yok edilmesiyle gerçekleşebilir. İsraf pek çok işletmede kaynakların etkin ve verimli kullanılmaması, atıl kaynaklar, atıl zamanlar ve verimsiz süreçlerin varlığı sebebiyle meydana gelmektedir Süreçlerin yeterince açık, net ve israftan arındırılmış olması böylelikle işletmenin bütün süreçlerinde yalınlığa ulaşması gerekmektedir. Bu ise, etkili ve verimli bir yönetimden geçmektedir. Yalın üretim sisteminin temeli, süreçlerdeki gereksiz faaliyetleri ortadan kaldırara kişletmelerde yalınlığı sağlayan bir üretim ve yönetim sistemine dayanmaktadır. İsraf, sistemde değeri olmayan tüm faaliyetlere denir. İsraf, ürüne değer katmak için gerekli minimum kaynak miktarı dışındaki her şeydir. Maliyet anlamında israf, ürüne değer katmayan envanter, ayarlar, ıskarta ve tekrar yapılmış ürünler gibi maruz kalınan maliyetlerdir. İsraf doğru ürünü, doğru müşteriye, doğru zamanda ve doğru fiyatla vermenin ötesindeki herhangi bir amaç olarak da tanımlanır

[1]. Müşterilere göre ise israf müşterilere değer katmadan tüketilen iç ve dış kaynaklardır, yani bir müşteri bunlar için ödeme yapmaya razı değilse bunların varlığı israf olarak algılanır

[1]. Yalın düşüncede israf, bilinen anlamının ötesinde ürün ya da hizmetin kullanıcısına herhangi bir fayda sunmayan, müşterinin fazladan bedel ödemeyi kabul etmeyeceği her şeydir. Tasarımdan sevkiyata tüm ürün/hizmet yaratma aşamalarındaki her türlü israfın (hatalar, aşırı üretim, stoklar, beklemeler, gereksiz işler, gereksiz hareketler, gereksiz taşımalar) yok edilmesi ile maliyetlerin düşürülmesi, müşteri memnuniyetinin artırılması, piyasa koşullarına uyum esnekliğinin kazanılması, nakit akışının hızlandırılması dolayısı ile firma kârlılığının artırılması hedeflenir

2]. İşletmeler artan rekabet koşullarında kârlılığını sürdürebilmek ve hayatta kalabilmek için maliyetlerini azaltmaya çalışmaktadırlar. Maliyetleri düşürebilmek için ise israf kaynaklarının mümkün olduğunca yok edilmesi gerekmektedir. Yalın üretim teknikleri ile aşırı üretim, envanter, taşıma, hatalar, işleme israfı, operasyon israfı, atıl zaman israflarının (7 ölümcül israf) mümkün olduğunca azaltılması ve yok edilmesi amaçlanmaktadır. İsraf türlerinin birbirlerine olan etkileri ve maliyetlerdeki artışlara etkilerini inceleyen modeller ile işletmelerdeki mevcut israflar ve maliyetlerdeki payı araştırılıp, iyileştirmeler yapılabilmektedirBir fabrikada israf hakkında düşünmenin yollarından biri, israfın meydana geldiği alanlara odaklanmaktır. Bu alanlar 5M (Man - İnsan, Material - malzeme, Machine - makine, Method - yöntem ve Management - yönetim), Q (Quality) ve S (Safety - güvenlik)’tir

[3] (Bkz. Tablo 1). İşletmelerde bu alanlarda yalınlığı sağlayabilmek için, öncelikle işin yapılması için gerekli olan faaliyetleri tanımlayabilmek önemlidir. İşin yapılma sürecinde etkisiz olan ve israfa neden olan faaliyetler belirlenmeli ve bu faaliyetlerin sayısı en aza indirilmelidir. Üretimde üç tip aktivite vardır:

• Değer yaratan aktiviteler: Müşterinin istediği yönde dönüşümü sağlayan işler (boyama, montaj, dokuma gibi)

• Değer yaratmayan fakat zorunlu aktiviteler: Müşteri açısından anlamı olmayan ancak işin yapılabilmesi için gerekli olan işler (kalıp bağlama, ayar, nakliye gibi)

• Değer yaratmayan ve kaçınılabilir aktiviteler: Bekleme, sayma, sıralama, hata, tamir gibi işler. Süreçlere uygun yerleşimlerin olmayışı ve gereksiz taşımalar da israfa girmektedir.

Bu tür israfların ortadan kaldırılması ile yalınlık sağlanmış olacak ve işletme daha verimli bir halde üretimini gerçekleştirebilecektir. Uygun olmayan yerleşimler, pek çok işletmede görülebilmektedir. Bu ise, çalışanların gereksiz taşımalar ve hareketlerine sebep olmaktadır.

İşyerlerinde iş süreçlerinin düzenlenmesi, değer kazandırmayan faaliyetlerin süreçlerden çıkarılması ve süreçlerin standartlaştırılması pek çok yönden gerekli ve önemlidir. Standartlaştırılmış, israftan arındırılmış ve yalın hale getirilmiş süreçler, işletmeye, çalışana ve müşteriye pek çok yarar sağlayacaktır. İşletmelerde çok çeşitli israf türlerigörülmektedir.

Bunlar bazen yerleşim yerlerinin uygun şekilde planlanmamış olmasından kaynaklanan gereksiz taşımalar olduğu gibi, insanlardan kaynaklanan israflar da olabilmektedir. Bunlar gereksiz taşımalar ve yürümeler, işle ilgili olmayan hareketler, kaybolan aletlerin aranması vb. gibi israflardır. Gereksiz taşımaların önlenmesi ve insan gücünün etkin ve verimli kullanılması için yerleşim yeri düzenlemeleri yalınlığa geçişte önem arz etmektedir. Makinelerin sürece uygun şekilde yerleştirilmesi ve mümkün olduğunca taşımalardan arındırılmış olması, taşıma mesafeleri ve sürelerinin azaltılması gerekmektedir. Metot ve zaman etüdü teknikleriyle iş yeri düzeninin sağlanması sonucunda ürüne/hizmete ait standart zamanlar azaltılmaktadır. Boş zamanlar ve gereksiz faaliyetler azaltılarak; insan, makine, enerji verimliliği artırılmış olmaktadır. Makine bazında düşünüldüğünde ise bu israfları makine duruş süreleri, kullanımı aşan özellikteki makine alınması vb. olarak düşünebiliriz.

Makine duruş sürelerini azaltmak için, “sıfır duruş” hedefi olan Toplam Verimli Bakım (TVB) yöntemi yalınlığa geçiş için önemli tekniklerden biridir. Bu teknikle, arıza türleri, sıklıkları makine bazında sınıflandırılarak, dar boğaz makine seçilip iyileştirmeler yapmak suretiyle sıfır arıza ve sıfır makine duruş süresine yaklaşılmaya çalışılmaktadır. İsraf nedenlerine bakıldığında ise, işletmelerin israfa neden olacak pek çok durumu bünyesinde barındırdığı görülebilmektedir. İşletmelerde problem kaynakları yeterince sorgulanmamakta ve çoğu zaman geçici çözümler ile problemler iyileştirilmeye çalışılmaktadır (Bkz. Şekil 2). Birçok üretim/hizmet işletmesinde meydana gelen problemlerde çözüm için geçici iyileştirmeler yapılmakta, kök nedenlere inilip, bu nedenleri ortadan kaldırılacak gerçek iyileştirilmelere gidilmemektedir. Bu ise, işletmelerde pek çok alanda israfa neden olmaktadır. İsrafı önlemek adına, tasarruf adı altında pek çok işletme ürün ve hizmet süreçlerinde bazı uygulamalar yapmaktadır.

Bunlar bazen hammadde bazında tasarruflar olabildiği gibi, bazen de müşterinin doğrudan etkilenebileceği ve işletmenin aleyhinde kararlar alabileceği uygulamalar da olabilmektedir. Örneğin, işletmelerde telefon konuşmaları, kullanım ücretleri ve harcanan zaman açısından bir israf kaynağı olabilir ama bu, tüm telefon kullanımlarının israf olduğu anlamına gelmemektedir. Telefon kullanımları, müşteri veya müşteriye geçmekte olan problemlerin ortadan kaldırılması için değer sağlamanın bir parçası olabilir [2]. İşletmelerde gereksiz süreçlerin varlığının yanı sıra, aslında gerekli olan müşteri açısından hizmet sunumunda önem arz eden faaliyetlerin çeşitli nedenlerle yapıl(a)madığı da bilinen bir gerçektir. İşletmeler bu faaliyetleri çoğu zaman maliyetleri düşürebilmek amacıyla göz ardı edebilmekte ve sonucunda müşteri memnuniyetsizliği ile karşı karşıya kalınmaktadır. Bazen süreç adımlarındaki ufak bir eksikliğin, doğrudan müşteriye yansıyabileceği unutulmamalıdır. Aşağıda verilen örnek olayda süreçte yaşanan ufak bir problemin müşteri memnuniyete doğrudan etkisi görülmektedir.

ÖRNEK OLAY

Kargo hizmetine ilişkin bir problemi ele alalım. Söz konusu problem alıcı evde bulunmadığından, ihbar notu bırakılmasıyla başlamıştır. Alıcı daha sonra bayiyi aramış ve görevliler tarafından kargosunun kendisine ulaştırılacağı söylenmiştir. Kargo teslimatının belirtildiği gibi gerçekleşmemesi üzerine alıcı yetkili bayiyi tekrar aramıştır. Fakat beklemelerin sonunda yetkili ile görüşüldüğünde alıcıya ihbar notlu kargoların tekrar gönderilemeyeceği söylenmiştir. Kargo hizmetine ait süreçler incelendiğinde, problemsiz bir kargo teslimatına ilişkin süreçler aşağıdaki gibi olmaktadır: Süreç Adımları:

1. Adım: Sipariş alınması

2. Adım: Siparişlerin dağıtım aracına yüklenmesi

3. Adım: Siparişin ilgili alıcıya ulaştırılması

4. Adım: Siparişin teslim edilmesi

Süreç adımlarında müşteriye değer sağlayan tek faaliyet, siparişin alıcıya ulaştırılması olan 3. adımdır. Diğer faaliyetler müşteri ile ilgili olmayan, sadece işletmenin müşteriye hizmet götürmesine katkıda bulunan faaliyetlerdir. Bu alanlardaki faaliyetlerin etkin bir şekilde yürütülmesi gerekmektedir. Fakat pek çok işletme bu yan faaliyetleri ve kimi zaman gereksiz süreçlerle kimi zamanlarda ise yapılması gerekeni israf olarak görüp azaltmaya giderek gerçekleştirmektedir. Bahsedilen kargo hizmeti problemine ilişkin süreç adımları aşağıdaki gibidir: Süreç Adımları:

1. Adım: Sipariş alınması

2. Adım: Siparişlerin dağıtım aracına yüklenmesi

3. Adım: İlgili alıcıya ulaşılması

4. Adım: Alıcıya ulaşılamaması

5. Adım: İhbar notunun bırakılması

6. Adım: Alıcının kargo şirketini araması

7. Adım: Çalışanlar tarafından siparişin ertesi gün gelebileceğinin söylenmesi

8. Adım: Siparişin ulaşmaması

9. Adım: Çalışanlar tarafından siparişin ertesi gün gelebileceğinin söylenmesi

10. Adım: Siparişin ulaşmaması 

11. Adım: Alıcının kargo şirketini tekrar araması

12. Adım: Bayi yetkilisinin ihbar notlu siparişlerin tekrar gönderilemeyeceğini üzülerek söylemesi.

İSRAFA NEDEN OLAN NOKTALAR

İhbar notunun gönderilmesine kadar süreç sistemde olması gerektiği gibi ilerlemektedir. Fakat sonrasında yaşanan alıcının çalışanlarla yaptığı telefon görüşmeleri ve siparişin birkaç günde iletileceğinin söylenmesi ve sonrasındaki beklemeler ve 12. adımdaki görevlinin siparişin gönderilemeyeceğini söylemesi adımları problemli adımlardır.

PROBLEM KAYNAKLARINA BAKILIRSA

Süreç Eksikliği: İhbar notu bırakan görevlinin alıcıyı telefonla arayarak, siparişi teslim etmek için geldiğini fakat bulamadığını ihbar notu bıraktığını söylemiş olması bu tür bir problemi önleyebilirdi. Bilgi Eksikliği: Alıcıyla telefon görüşmeleri yapan personel tarafından firma ile ilgili sürecin tam olarak bilinmemesi de bahsedilen işletmenin çalışanlarına gerekli iş eğitiminin veril(e)meyişi durumunu gözler önüne sermektedir. Bu tür bir problem doğrudan müşteriye yansımakta ve müşteri memnuniyetini azaltmakta, bazı durumlarda ise müşterinin işletme ile bağını kesmesine yol açmaktadır. Telefonlar, telefonda harcanan zaman pek çok işletmede israf olarak görülebilmektedir fakat yukarıdaki gibi bir örnekte telefon görüşmesi olası bir problemin önüne geçebilir. “Önemsenme”, “güven duygusu” ve “zamanında ürün teslimatı” işletmeye duyulan memnuniyeti artıran unsurlardır. SONUÇ İşletme yalın ve verimli yönetildiğinde, teslimatlarını zamanında ve daha az maliyetle gerçekleştirebilecektir. Böylelikle artan müşteri memnuniyeti ile birlikte müşterinin işletmeye bağlılığı ve güveni de sağlanabilecektir. Çalışan tarafından bakıldığında ise iş memnuniyetinin artması söz konusu olacaktır. Gereksiz taşıma ve hareketler, belirsizlikler ortadan kaldırılıp süreçlerin standartlaştırılmış olması çalışanın işini daha kolay yapabilmesine olanak sağlamaktadır. Ayrıca işe yeni girmiş olan çalışanların işi öğrenmesi kolaylaşır, çalışan, işletmeye daha kolay uyum sağlayabilir ve iş süreçlerini kolayca öğrenebilir.

KAYNAKÇA

1. Sivaslı, E., “İşletme süreçlerinde Yalın Tekniklerin kullanılması üzerine bir araştırma”, Yüksek Lisans Tezi, 2006.

2. Akçagün, E., “Hazır Giyim İsletmelerinde Yalın Üretim Tekniklerinin Araştırılması”, Yüksek Lisans Tezi, İstanbul, 2006.

3. The Productivity Development Team, “Identifying Waste on the Shopfloor”, Productivity Press, Newyork, 2003 • Arpacı Gündoğan M. , Gündoğan,A., Ünker, E., “Tekstil Terbiye Sektöründe Yalın Üretim Yöntemi ile Geleneksel Üretim Yönteminin Karşılaştırılması”, Düzce, 2010 • Womack, J., Jones, D., “Yalın Çözümler”, İstanbul, 2010